أولاً: مرحلة ما قبل الابتعاث:

 

إجراءات مهمة قبل الابتعاث:

 

  •  فتح ملف لدى إدارة البعثات:

تقوم الكلية بإعداد خطاب موجه إلى المشرف العام على ادارة البعثات والعلاقات الجامعية تبين فيه رغبتها في فتح ملف ابتعاث المعيد/ المحاضر لدراسة الماجستير أو الدكتوراه، ويرفق بالخطاب جميع طلبات ونماذج فتح الملف (الموجودة في صفحة الإدارة) ، وتقوم الإدارة بدورها في استكمال الاجراءات المتبعة لذلك.
 -2 إصدار الضمان المالي:
يتم طلب الضمان المالي من إدارة البعثات سواء بخطاب رسمي من الكلية أو عبر البريد الإلكتروني مباشرة ، ,بعد استلام الإدارة  لهذا الطلب فإنه يتم إصدار الضمان المالي باسم الطالب ويمكن للطالب استلامه في أي وقت أو يتم إرساله على بريده الإلكتروني.

  • إصدار خطاب بغرض استخراج الفيزا:
    يتم طلب الخطاب من إدارة البعثات سواء بخطاب رسمي من الكلية أو عبر البريد الإلكتروني مباشرة ، ,بعد استلام الإدارة  لهذا الطلب فإنه يتم إصدار الخطاب موجهاً للجهة المطلوب استخراج الفيزا منها ويمكن للطالب استلامه في أي وقت أو يتم إرساله على بريده الإلكتروني.

 

ثانياً: مرحلة أثناء الابتعاث:

الوصول إلى مقر البعثة:
 - يجب أن يصل المبتعث إلى بلد الابتعاث خلال فترة لا تتجاوز 30 يوم من تاريخ بدء الدراسة.
بعد الوصول الى مقر البعثة يجب على المبتعث فتح الملف لدى الملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث ، وللتعرف على طلبات وطريقة فتح الملف يمكنك زيارة صفحة الملحقية الثقافية ببلد الابتعاث.
بعد فتح الملف لدى الملحقية يمكن للطالب طلب أي من الطلبات التي قد يحتاج إليها اثناء فترة دراسته من الملحقية الثقافية عبر القنوات الرسمية لذلك.

 

ثالثاً: مرحلة مابعد الابتعاث:

- إنهاء البعثة: المقصود بها هو الحصول على الدرجة المبتعث لها إلغاؤها او قطع الدراسة والعودة إلى أرض الوطن ومباشرة العمل بالجامعة.

فلابد من تقديم طلب إنهاء البعثة للملحقية الثقافية وعلى المبتعث البقاء في مقر البعثة حتى صدور قرار الإنهاء.

- إقفال ملف الابتعاث: يتم إقفال ملف المبتعث بالملحقية في بلد الابتعاث إذا حصل على الدرجة العلمية المطلوبة أو أنهى بعثته لأي سبب كان وذلك بإيقاف مخصصاته وتسوى مستحقاته.

- مباشرة العمل للمبتعث: يجب على المبتعث مباشرة عمله بالجامعة خلال 40 يوم من تاريخ انتهاء دراسته. وفي حال مباشرته لابد من استكمال نموذج عودة مبتعث (الموجود في النماذج بصفحة الإدارة).

وهنا ننبه على أنه لاستكمال متطلبات نموذج عودة مبتعث لابد من وجود خطاب طي قيد من الملحقية الثقافية، والذي يتضمن تاريخ آخر مخصص صرف له ببلد الابتعاث.

  • تنبيهات هامة:
  1. ينبغي التأكد من أن المؤسسة التعليمية التي سيتم مراسلتها أنها من ضمن المؤسسات التعليمية المعتمدة من قبل وزارة التعليم العالي وموصى بالدراسة بها، وذلك إما بالتواصل مع الملحقية الثقافية في البلد الذي به تلك المؤسسة التعليمية ، أو بالدخول على موقع وزارة التعليم العالي والبحث في قائمة الجامعات الموصى بها .
  2. ينبغي إعطاء فترة كافية بين تاريخ الحصول على القبول وتاريخ بدء الدراسة ليتمكن المرشح للابتعاث من استكمال كافة إجراءات الابتعاث والسفر إلى مقر الدراسة بوقت كافٍ يتمكن من خلاله من إنهاء إجراءات الوصول وفتح ملف بالملحقية وعمل الترتيبات اللازمة للسكن وتسجيل الأبناء في المدارس. وهذا أمر يغيب عن أذهان الكثير من المبتعثين مما يسبب لهم حرج وإرباك لقرب موعد الدراسة وعدم اكتمال إجراءات الابتعاث.
  3. كما نوصي كل راغب في تقديم أي طلب وهو في بلد الابتعاث بمراعاة أن يتم الطلب قبل الموعد بفترة كافية لا تقل عن 3 أشهر حيث أن المعاملة تمر بلجان ومجالس مختلفة قبل الاعتماد وصدور القرار .