بفضل من الله ثم بتوجيهات معالي مدير الجامعة تم إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات بالقرار رقم 30/1865 وتاريخ 15/1/1430لما ارتآه معاليه من اهمية لتواجد هذا المركز ضمن مراكز الجامعة وتطبيقاً لما ورد عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

 

تنطلق مهام مركز الوثائق والمحفوظات ، من المهام التي حددها نظام الوثائق والمحفوظات والسياسة العامة للوثائق والمحفوظات واللوائح والخطط ، ويعتبر مركز الوثائق في الجامعة هو الوسيلة أو الأداة الفعلية لتنفيذ ما ورد بهذه النصوص ، ومن ذلك:

1.        التطبيق العملي لنصوص مواد نظام الوثائق والمحفوظات والسياسة العامة للوثائق.والمحفوظات واللوائح التنفيذية وخطة التصنيف والترميز وما سوف يصدر من لوائح وتعليمات أخرى تتعلق بالوثائق .

2.       جمع وثائق الجهاز وتصنيفها وترميزها وفهرستها وتكشيفها وحفظها وصيانتها.

3.      وتنظيم تداولها وفقاً للنظام واللوائح والخطة .

4.       توفير المعلومات والبيانات عن الوثائق للمستفيدين من داخل الجهاز أو خارجه ،وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك . العمل على إيجاد العناصر البشرية المؤهلة للعمل بالمركز وتحقيق الاستفادة منها .

5.       التنسيق الإداري والفني لمهام اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان.

6.       الإتلاف ولجان الترحيل .

7.      العمل على تهيئة الأماكن وتوفير الوسائل المناسبة لأعمال الوثائق .

8.    يشكل مركز الوثائق في الجهاز الإداري الأداة الفعلية لتحقيق الاتصال مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .